OPERATIONAL EXCELLENCE
INLEIDING
Binnen de afdeling asset management is er een duidelijke wens vanuit het management om de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Diverse onderwerpen zijn geïdentificeerd die bijdragen aan de verdere professionalisering van de organisatie. Deze onderwerpen worden gebundeld in één overkoepelend programma: Operational Excellence.
ACHTERGROND
Momenteel worden er binnen de organisatie diverse projecten uitgevoerd vanuit verschillende disciplines. Deze projecten missen echter een overkoepelende visie en duidelijke projectstructuur. Door de losse projecten samen te voegen onder het programma Operational Excellence kan de afstemming en effectiviteit verder worden geoptimaliseerd.
RESULTATEN
De genomen maatregelen hebben geleid tot meer structuur binnen de werkplaatsen en een uniforme manier van werken. Dankzij de opzet en begeleiding voor continu verbeteren kan de organisatie zelfstandig verdere verbeteringen doorvoeren. De digitalisering heeft niet alleen bijgedragen aan een uniforme werkwijze, maar ook handmatig werk verminderd en de mogelijkheid geboden voor beter preventief en voorspellend onderhoud. De pilot voor predictive maintenance heeft laten zien dat data-analyse kan bijdragen aan een nog hoger niveau van onderhoudsefficiëntie en kostenbesparing.
Operational Excellence binnen de asset management afdeling van Arriva heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie, betrokkenheid en onderhoudsstrategieën. Door de integratie van diverse projecten onder één programma, gecombineerd met een cultuur van continu verbeteren en digitalisering, staat Arriva sterker in haar streven naar Operational Excellence.
Aanpak & implementatie
Operational Excellence staat voor een cultuur van continu verbeteren, waarbij efficiëntie en kwaliteit centraal staan. Voor Arriva betekent dit dat de werkplaatsen van de toekomst vormgegeven worden door alle betrokkenen, met als doel een gedeelde visie te creëren.
Een belangrijk onderdeel van dit proces was de creatie van een korte film waarin alle elementen van de toekomstige werkplaats zijn samengebracht. Deze film, gemaakt door de medewerkers van de werkplaatsen, zorgt voor betrokkenheid en maakt de visie voor iedereen zichtbaar en tastbaar.
Continu Verbeteren
Een cruciaal element van Operational Excellence is de cultuur van continu verbeteren. We zijn begonnen met het samenbrengen van de werkplaatsen om de belangrijkste knelpunten en frustraties in kaart te brengen. Op basis van een top 5 van deze knelpunten zijn we aan de slag gegaan volgens de DMAIC-methode (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Centraal staan hier de thema’s kritisch kijken naar jouw eigen proces, jouw aandeel in dit proces (circle of influence) en het klantgericht denken.
Daarnaast worden medewerkers opgeleid tot yellow en green belt, zodat zij zelf in staat zijn om verbeterprojecten op te zetten en te begeleiden. De focus ligt hierbij vooral op de processen rondom planning en werkvoorbereiding, wat essentieel is voor een efficiëntere werkomgeving.
Digitalisering
Een ander belangrijk project binnen Operational Excellence is de digitalisering van de werkplaatsen. Monteurs worden uitgerust met tablets, waarmee ze orders en controlelijsten digitaal kunnen verwerken. Dit vermindert de handmatige administratieve lasten en maakt het mogelijk om data-analyse toe te passen voor preventief en voorspelbaar onderhoud.
Predictive Maintenance
Met de toenemende vervanging van dieselbussen door elektrische bussen komt er steeds meer data beschikbaar. In tegenstelling tot mechanische bussen, waarbij slijtage vaak zichtbaar is, vereist onderhoud van elektrische bussen een andere aanpak. Er is daarom een project gestart in samenwerking met een externe partij om te onderzoeken welke data kan worden uitgelezen en gebruikt voor voorspelbaar onderhoud. Monteurs worden hierbij betrokken om oorzaken en gevolgen te identificeren, terwijl data-analyse wordt uitgevoerd door een specialist.
TREIN INTRODUCTIE
INLEIDING
Arriva heeft onlangs een belangrijke stap gezet in de modernisering en uitbreiding van haar treinvloot door de aanschaf van 18 nieuwe treinen en de renovatie van 50 bestaande treinen. Dit ambitieuze project had als doel om zowel de duurzaamheid van regionaal transport te verbeteren als de klantbeleving te optimaliseren. Maar wat hield deze operatie precies in en welke uitdagingen werden onderweg overwonnen? In dit artikel bespreken we de rol van de projectmanager bij de succesvolle implementatie van deze treinen in de dagelijkse operatie.
ACHTERGROND
Arriva is een voorloper op het gebied van duurzaamheid en circulariteit binnen het regionale transport. Met de nieuwe aanschaf en renovatie heeft de organisatie aanzienlijke vooruitgang geboekt in milieuvriendelijkheid, zonder concessies te doen aan de klanttevredenheid. De nieuwe en vernieuwde treinen bieden een verbeterde look and feel, en technologische aanpassingen zorgen voor betere informatievoorziening aan reizigers. Deze upgrades waren cruciaal voor het verbeteren van de algemene reiservaring en het minimaliseren van de ecologische voetafdruk van de vloot.
RESULTATEN
Dankzij de effectieve coördinatie en managementvaardigheden van de projectmanager, werden de nieuwe treinen succesvol geïntroduceerd met minimale uitval. Het project toonde niet alleen aan hoe belangrijk een gedetailleerde en proactieve aanpak is, maar ook hoe cruciaal goede communicatie en samenwerking tussen verschillende stakeholders zijn om een complex project tot een goed einde te brengen.
Aanpak & implementatie
De introductie van een nieuwe treinvloot is een complex proces dat verschillende uitdagingen met zich meebrengt. Hoewel uitgebreide testen en kwaliteitscontroles voorafgaand aan de operationele inzet plaatsvonden, blijven er altijd onvoorziene factoren die tijdens het dagelijkse gebruik naar voren komen. Om deze problemen effectief aan te pakken en te zorgen dat reizigers zo min mogelijk hinder ondervinden, werd een projectmanager aangesteld. De projectmanager speelde een sleutelrol in het waarborgen van een soepele overgang en minimalisatie van treinuitval.
De kernverantwoordelijkheden van de projectmanager omvatten:
- Snel identificeren en traceren van problemen.
- Analyse van problemen en risico-inschatting.
- Betrekken van de juiste partijen voor probleemoplossing.
- Minimale verstoring van de reizigerservaring.
Hoe is dit in de praktijk heb aangepakt? Hoewel er een gestandaardiseerde procedure is voor het melden, opvolgen en oplossen van storingen, is de trein zelf natuurlijk de beste plek om problemen te identificeren. Door directe observatie en gesprekken met machinisten en reizigers tijdens de rit en in de pauzes, kon ik eenvoudig en snel vaststellen waar de knelpunten lagen.
Er waren problemen op het gebied van bedieningsfouten, omdat de trein nieuw is en de knoppen net iets anders werken. Dus belangrijk te zorgen dat iedereen de juiste instructie krijgt. Technische storingen waardoor veiligheid en rijvaardigheid van de trein werden beïnvloedt en technische storingen die met name vervelend zijn voor de reizigers, wanneer het bijvoorbeeld gaat om de informatievoorziening.
Als projectmanager zorgde ik ervoor dat alle betrokkenen, van treinleveranciers tot onderhoudsteams, nauw werden betrokken bij het proces. Dit leidde tot de vorming van werkgroepen die met regelmaat keken naar de oorzaken van storingen, prioriteiten stelden, en oplossingen implementeerden.
LOGISTIEK MANAGER
INLEIDING
Binnen de treinwerkplaats van Arriva heeft de logistiek manager de verantwoordelijkheid voor het magazijnbeheer en de interne logistieke operaties. Deze functie richt zich vooral op het beheer van zeer kritische onderdelen die essentieel zijn voor de operationele continuïteit van de treinen. Gezien de hoge kosten en lange levertijden van deze onderdelen, is het behouden van een goed overzicht een van de grootste uitdagingen in het logistieke proces.
ACHTERGROND
De onderdelen in de treinwerkplaats zijn verspreid over meerdere locaties, en een aantal bevindt zich bij leveranciers voor reparatie. Het gaat vaak om kostbare onderdelen met een zeer lage omloopsnelheid. Door de schaarste en de lange levertijden wordt er relatief veel voorraad aangehouden om de beschikbaarheid van het materieel te waarborgen.
Bovendien wordt er in een open werkplaats gewerkt, wat betekent dat monteurs zelf toegang hebben tot het magazijn en de onderdelen. Dit verhoogt de complexiteit van voorraadbeheer, omdat het van cruciaal belang is om te weten welke onderdelen worden verbruikt en waar ze zich bevinden.
RESULTATEN
De optimalisatie van de logistieke processen in de treinwerkplaats van Arriva, uitgevoerd door de logistiek manager, was van essentieel belang voor het verbeteren van de operationele efficiëntie en betrouwbaarheid. Door het herzien en optimaliseren van bestaande processen voor bestellingen, opslag en uitgifte van onderdelen, is het gelukt om de logistieke operaties te verbeteren zonder de noodzaak van nieuwe systemen of technologieën.
Het project onderstreept de waarde van een grondige analyse, een strategische aanpak en het belang van continue verbetering in voorraadbeheer en logistiek, en biedt een waardevol voorbeeld voor andere organisaties die streven naar een efficiënter beheer van hun logistieke operaties.
Aanpak & implementatie
In mijn rol als logistiek manager heb ik de focus gelegd op drie belangrijke gebieden om de processen te optimaliseren: bestellingen, opslag van onderdelen en de uitgifte naar de werkplaats.
Bestellingen
Om de efficiëntie van het bestelproces te verbeteren, zijn we teruggegaan naar de basisprincipes van voorraadbeheer en hebben we het bestaande systeem gebruikt om de processen te stroomlijnen. De nadruk lag op het verkrijgen van orderbevestigingen voor aantallen en levertijden, en op het nauwgezet volgen van de orders. Gezien de kritische aard van de onderdelen, was het van essentieel belang om precies te weten wat we zouden ontvangen en wanneer. Dit stelde ons in staat om de planning nauwkeurig af te stemmen op de verwachte leveringen en mogelijke vertragingen tijdig te identificeren.
Er is een rapportagesysteem opgezet om de status van de bestellingen te monitoren. Dit systeem maakte gebruik van de bestaande software en hielp bij het waarborgen van consistentie en nauwkeurigheid in het bestelproces. Hierdoor konden we proactief inspelen op eventuele problemen en de leverbetrouwbaarheid verbeteren.
Opslag van onderdelen
De opslag van onderdelen is geoptimaliseerd door een grondige herindeling van het magazijn. We hebben gebruik gemaakt van ABC-analyse om de onderdelen te categoriseren op basis van hun waarde en omloopsnelheid. Hierdoor konden we de opslagruimte efficiënter indelen en de toegang tot de meest kritische onderdelen verbeteren.
Er is een focus gelegd op het handhaven van nauwkeurige voorraadniveaus door regelmatige fysieke inventarisaties en het gebruik van bestaande documentatie- en controleprocedures. Dit heeft bijgedragen aan een beter inzicht in de beschikbare voorraad en verminderde de tijd die nodig was om de juiste onderdelen te vinden.
Uitgifte naar de werkplaats
In de werkplaats wordt gewerkt met een open magazijn. Dit betekent dat de monteurs zelf het magazijn in kunnen lopen om de onderdelen te pakken. Hoewel dit systeem flexibiliteit bied, brengt het ook significante risico’s en inefficiënties met zich mee, die de effectiviteit van het voorraadbeheer ondermijnen.
Monteurs, onzeker over de exacte benodigde onderdelen voor een klus, namen vaak meerdere onderdelen mee. Dit leidde tot een inefficiënte voorraaduitgifte, waarbij ongebruikte onderdelen vaak in de werkplaats achterbleven of verkeerd teruggeplaatst werden in het magazijn.
Om deze problemen aan te pakken en een efficiënter voorraadbeheer te realiseren, werd besloten om over te schakelen naar een gesloten magazijnsysteem. Deze beslissing werd ondersteund door een gedetailleerde analyse van de huidige problemen en de impact ervan op de operationele processen.
Monteurs moesten nu met een specifieke werkorder naar het magazijn komen. Alleen op basis van deze werkorder werden de benodigde onderdelen verstrekt. De logistiek medewerker boekte de uitgifte van de onderdelen direct af tegen de werkorder. Hierdoor werd de voorraad in real-time bijgewerkt, wat de nauwkeurigheid van het voorraadbeheer aanzienlijk verbeterde.
REVISIE PROJECT
INLEIDING
Voor twee grote revisietrajecten binnen Arriva was aanvullende ondersteuning noodzakelijk om alle betrokken partijen effectief samen te brengen. Om deze revisies tijdig en succesvol te realiseren, moesten inkoop, planning, technische specialisten, logistiek en operatie nauw samenwerken.
ACHTERGROND
Binnen het treinonderhoud gelden strikte wet- en regelgeving betreffende onderhoudsintervallen en uitvoering. Dit geldt zowel voor reguliere onderhoudsbeurten, die periodiek plaatsvinden, als voor grotere revisietrajecten, die eens in de acht jaar moeten worden uitgevoerd.
RESULTATEN
De revisietrajecten werden gekenmerkt door een gestroomlijnd proces en duidelijke afspraken tussen de diverse partijen, zowel extern als intern. Tijdige escalaties en adequate oplossingen voor opkomende problemen waren cruciaal. Het resultaat was een tijdige revisie van de treinen, waardoor voldaan werd aan de wet- en regelgeving omtrent onderhoud.
Aanpak & implementatie
Voor deze omvangrijke revisietrajecten, die elke acht jaar plaatsvinden, is een zorgvuldige planning essentieel. Het volledige revisieproces beslaat twee tot drie jaar, waardoor het inkooptraject en de selectie van leveranciers tijdig moeten worden afgerond.
Een cruciaal onderdeel van de aanpak is het beheer van wisseldelen, reserve onderdelen die tijdens het revisietraject gewisseld kunnen worden. Deze wisseldelen kunnen reeds op voorraad zijn, of moeten worden aangekocht, wat aanzienlijke kosten en wachttijden met zich mee kan brengen. In sommige gevallen kan met de revisiepartij worden afgesproken om onderdelen tijdelijk te lenen.
De operationele continuïteit van de treinen moet gewaarborgd blijven, waardoor ze zo min mogelijk naar de werkplaats worden gehaald voor het wisselen van onderdelen. Er zijn altijd een of meerdere delen voor revisie bij de leverancier, terwijl de andere onderdelen in gebruik zijn. Afhankelijk van de revisietijd van de onderdelen en het aantal beschikbare wisseldelen moet tijdig worden gestart met het gehele revisietraject om alle treinen op tijd gereviseerd te hebben.
Dit vergt nauwkeurige afstemming qua planning met zowel de revisiepartij, werkplaats en logistiek. Er moet duidelijk worden vastgelegd welke onderdelen exact gereviseerd worden, wat wordt meegeleverd en wat op de trein blijft, en welke werkzaamheden in de eigen werkplaats plaatsvinden versus bij de leverancier.
Beide revisietrajecten kenden verschillende uitdagingen. Bij het ene revisiedeel was de omvang zodanig dat exacte planning noodzakelijk was vanwege specifiek transport. De lange doorlooptijd en lage beschikbaarheid van wisseldelen, vanwege hun kostbaarheid, vereisten nauw contact en afstemming tussen leverancier en planning.
Bij het andere revisiedeel zorgde de onvoorspelbaarheid van de staat van het onderdeel voor sterk fluctuerende revisietijden. Daarnaast vond er tussentijds een verhuizing naar Engeland plaats voor de revisie locatie, wat extra onzekerheid met zich meebracht in het transport en de bijbehorende documentatie.